论文投稿_医学论文投稿_核心期刊,职称论文投稿发表_论文部落

　　1.引言

 

　　传统的档案资料是以纸质为主要载体形式的，但是随着计算机和网络技术的不断发展和进步，档案的载体形式也在不断变化，现在档案的主要形式包括两大类：第一类是纸质档案，这种档案形式作为我们工作生活中最常见的一种档案形式在目前的档案管理中仍然占有极其重要的地位。此类档案主要包括有各个部门下发的“红头文件”，也包括各种信件，甚至包括作业本、学生的考试卷和病历以及银行的存折等。第二类是电子档案，这种档案形式是随着网络技术以及计算机技术的发展而出现的一种新型档案形式。电子档案或者电子文件是以“0”和“1”的数字化方式存储在光盘、U盘、计算机等数字设备上的一种档案形式。电子档案与其他类型的档案形式相比的一个明显特点是它们可以在虚拟的网络上进行存储和传输，并且可以通过计算机技术突破时间和地域的限制，实现随时的在线阅读。电子档案的具体文件格式通常包括MP3和DVD等。目前，对数字化电子档案的管理是档案管理的主要方面。

 

　　2.实现主要的档案形式由纸质档案向电子档案转变企事业单位的档案管理逐步由纸质方式转变为电子化、数字化管理有许多的优点。首先，实现档案的电子、数字化管理可以方便企事业单位更好的保存和使用档案。我们通常所说的数字化存储其实就是将档案以数字化信息的方式存储在磁盘、U盘、光盘等载体中，采用这样的数字化存储方式最为突出的一个优点就是可以节省档案所占用的空间，同时还能够方便企事业单位对档案进行保存和管理，可以实现无损的长期保存。与此同时，档案实现数字化、网络化还可以使得档案的管理人员可以方便的在线对档案进行阅读、整理和下载。其次，档案实现数字化、电子化的另一个优点就是各个单位之间和企事业单位内部各个部门之间可以更为方便的进行交流。以前单位的相关部门进行一些合作的时候，相关的技术人员总需要带上很多的纸质档案以便需要时进行查阅。随着各种计算机技术的发展和成熟，档案的载体形式逐步由纸质档案转变为电子档案，档案管理人员可以提前将相关的数据资料按一定的分类方法进行归档，构建档案数据库系统。在各部门进行交流时技术人员只需要使用U盘等工具携带该次交流会议需要的资料，或者可以通过网络直接从档案数据库中进行提取。第三，使用电子档案的形式对企事业档案进行管理可以有效提高工作效率，并且能够提升档案传递的速度和确保档案信息的安全性。我们通过利用计算机强大的信息收集和处理能力，可以建立符合各个企事业单位自己的档案信息管理信息系统，可以在数据库中设置不同等级的查询手段，不同类型的人员可以查询到相应的档案信息，这在一定程度上提高了工作的效率。通过网络，我们可以根据工作的需要随时进行档案信息的查询和获取，这在传统的纸质档案管理中是绝对不可能实现的。我们可以通过提高档案管理人员的信息安全意识并在数据库设置不同的查询权限对档案管理人员进行分层、分级管理，可以有效的确保档案信息的安全性。毕业论文格式

 

　　3.电子档案与纸质档案的一些不同之处

 

　　在档案载体形式由纸质档案向电子档案转变的过程中，我们必须理解两者不同的表现形式和两者各自的优缺点。

 

　　3.1载体寿命不同

 

　　纸质档案在保存的过程中会收到环境的很大影响，这主要是由于纸质档案在高温、湿度大等条件下可能会发生氧化反应，可能导致纸质档案发生损坏。但是，如果我们在档案的保护过程中加以注意，尽量避免高温、高湿情况的发生，纸质档案其实可以保存几百年甚至更长的时间。而电子档案的主要载体磁盘和U盘、光盘等，其中磁盘主要是由聚酯底基组成的，聚酯底基的特性是容易产生静电进而吸引灰尘导致损坏。组成光盘的主要成分是一些容易产生物化反映的材料，它们非常容易被氧化。所以，与传统的纸质档案相比，其实电子档案的寿命更短。

 

　　3.2技术寿命不同

 

　　纸质档案一旦形成，我们在保存和使用的过程中就不会再对原始材料进行修改，档案资料的文字和纸张载体是一个有机的整体。它的寿命与环境的因素关系更为密切。但是电子档案不同，它的寿命不仅与环境等因素有关，还和计算机技术和网络技术的技术方面的改革有关。我们都知道电子档案本身就是以数字化的方式存储在计算机中的一些信息，必须通过计算机或网络等实现传递、保存和读取。这就为我们提出一个新的问题，如果计算机的一些技术进行了革新，以前的旧的版本的资料可能就会出现无法读取的情况。通过查阅一些参考文献，我们发现目前信息专家已经提出了使用国际标准化的组织形式进行不同软件数据进行转换，以确保电子档案长期可以被读取。