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　　摘要：随着人类进入信息化时代，信息技术的发展促进了现代科技的极大发展，以前那种纸质文件、影像等载体，逐渐被电脑代替，由此而形成了大量的电子文件。所以，怎样对电子文件进行归档管理，已成为档案工作者必须认真思考的重要问题。本文分析了电子文件的基本类型和主要特点，探讨了电子文件归档管理中存在的问题，并提出了实施电子文件归档管理的应对策略。

 

　　关键词：电子文件归档管理

 

　　如今，计算机已日渐普及，所产生的电子文件自然也就变得越来越多，加强电子文件的形成、收集、积累与归档管理工作是一项长期而艰苦的任务。电子文件归档管理不可照搬照抄纸质文件的管理方法、技术与理论，因此，电子文件归档管理实际上已成为一项系统工程。电子文件归档管理工作的着眼点要更高，而立足点应当更实。在考虑电子文件归档时，要从本单位电子文件管理实际出发，将电子文件归档管理纳入到信息管理的议事日程之中，从而建立一套更为科学的电子文件归档管理办法。

 

　　一电子文件的基本类型

 

　　（一）拷贝版电子文件，也就是在制发纸质公文时，电脑中所形成的电子文件。

 

　　由于办公自动化的不断发展，纸质公文在制发完毕之后，电子文件也相应地保存了下来。为减少数据录入与校对等各项工作当中出现的重复劳动，在对具备保存利用价值的纸质档案加以归档的同时，还应将同时产生的电子文件进行拷贝和存档。

 

　　（二）电子信息。

 

　　由于网络的普及与各类政府网站的设立，愈来愈多的机关企事业单位开始在互联网与政府网上发布各类公共信息，其中的一部分信息是有关单位建设和发展过程的真实记录，为了使其产生连续性，确保不断代与不丢失，这些单位应将其加以分析采集与保存。

 

　　（三）电子公文，主要是在推行办公自动化过程当中所产生的。

 

　　实施办公自动化之后，行文、办公及所有文件均在网络上起草、校核、签发，具有和纸质公文相同的功能，完全能够取代纸质公文开展管理与布置工作，其中，具备保存价值的公文应当由单位内设档案部门加以归档管理。

 

　　（四）数字化电子档案。

 

　　鉴于越来越多的现代化设备与技术投入应用，大量单位的档案机构开始对现有的档案实施了数字化加工，也就是对纸质档案开展扫描与刻录，建立完善数字档案信息，并运用计算机进行查阅与复制。

 

　　二电子文件的主要特点

 

　　（一）电子文件具有信息非直读性。

 

　　电子文件主要是通过将数字编码记录在载体上的，磁载体中的磁畴极性是物质中的物理性质，依靠人的肉眼难以分辨。同时，载体中的信息记录密度十分大，虽然在高倍显微镜下能看到光盘中的记录痕迹，但是不可能读懂各小点所表示的含义，加之载体中的数字信息常常进行过压缩编码与加密等处理，即使是在有设备的情况下，假如不进行解压和解密，也难以读取其中的内容。

 

　　（二）电子文件对系统具有依赖性。

 

　　电子文件的处理一般都是在计算机系统的支持下进行的。离开相关设备，电子文件就难以打开。所以，任何电子文件一旦使用技术与设备，将信息的内容记录于磁性材料或者光盘等载体之后，就永远无法离开这一技术与设备，难以离开其生成环境与设备而存在。在这种情况下，唯有采用记录档案信息的技术与设备，通过逆处理进行还原与输出，方能识别其内容。

 

　　（三）电子文件具有信息共享性。

 

　　电子文件能够通过网络实现多个终端的共享，对信息获得者而言能产生共享感，以摆脱时间与空间之限制。但是，共享也导致电子文件的不安全性，令人担忧。

 

　　三电子文件归档管理中存在的问题

 

　　（一）电子文件的内容没有固定形式，易于被人修改，且改后不留痕迹。

 

　　虽然目前已给出现一些能够防止伪造电子文件的技术，但其内容被改动的危险性总是要比纸质文件大很多，导致人们要掌握其原貌十分困难。

 

　　（二）电子文件制作中的虚拟化使其难以实现对于原件之界定。

 

　　电子文件的制作者并不一定如同制作纸质文件一样，一定要制出原件，有时只是将必须的信息加以集中，并在需要时予以输出。不同时间、不同地点、不同的人所获同一内容的文件可毫无差别，难以辨别出原件与复制件。

 

　　（三）计算机的软硬件技术不断更新，导致电子文件一定要不断适应新环境，而这种适应又是以自身结构之改变作为代价的。

 

　　为保障电子文件具有可读性，往往需要进行转换，导致长期保存的电子文件可能在结构与格式上和最初形态大不相同。

 

　　（四）电子文件签署技术尚不发达，难以为每一份电子文件进行盖印或者亲自签名，因此难以借助印章或者签署以判断出电子文件是否是原件。

 

　　四实施电子文件归档管理的应对策略

 

　　（一）形成文档一体化管理体系。

 

　　所谓文档一体化管理，主要是依据文件生命周期理论，运用计算机网络技术对文件档案工作开展统筹规划与科学管理，从而发挥出总体最大效能的管理模式。这就要求根据系统论的要求重新确立科学的工作流程，将文件处理与档案保管加以统一。文档一体化需要把电子文件和同样内容的纸质文件或者拷贝件统一归档，从而确保归档电子文件具有原始性、真实性及完整性等特点。同时，还应定期将符合归档条件的各类电子文件进行联机传送，对符合保密要求的各类电子文件采取有效的安全保密举措，并严禁上网传播。

 

　　（二）健全完善电子文件归档制度。

 

　　由于纸质文件归档已经过多年的实践，形成了较为稳定的骨干队伍，具有良好的基础，各个立卷机构均有相应的分管领导及立卷牵头人，负责立卷工作管理。在实施电子文件归档时，也应当做到以人为本，建立一支稳定的队伍以承担本项工作。由于立卷归档人员和档案部门有着多年的合作，形成了较为稳定的业务关系，因而容易和档案管理人员在电子文件归档问题上形成共识，而大部分计算机管理人员则对档案工作较为生疏，因而要结合实际，依靠纸质档案立卷工作人员，以计算机管理机构为主体，重新建立起一支归档管理人员队伍，将电子文件归档工作列入单位立卷归档制度之中，在进行检查、总结与考核等工作的基础上，强化电子文件归档工作。

 

　　（三）实施档案人员知识结构更新。

 

　　鉴于纸质档案整理主要是运用手工操作的方式，这和电子文件的处理方法有较大差别，需要一些新知识与新手段，使现有的立卷人员队伍适应新形势发展的需要。要通过加强业务学习与技术培训等手段，尽快让他们能够掌握信息管理的知识与技能，承担起开展电子文件归档工作的责任。因此，档案人员要不断适应计算机技术及档案事业的快速发展，采取各种措施实施知识更新，让档案人员拥有丰富的知识，适应计算机技术发展之所需。因为电子文件的来源较为广泛，因此，电子文件归档所牵涉到的问题要更为广泛，受到制约的因素也更多，档案人员不仅要熟悉各种管理事务，了解到电子文件的形成规律及其历史联系，而且还是归档工作的最重要责任者，在鉴定工作价值的过程中最具有发言权。立档人员应当在掌握归档原则与方法的基础上，了解到全局的情况，从而起到把关与统筹的作用，并与其他人员进行配合，扬长避短，发挥自身优势，共同致力于电子文件归档工作，以形成高质量的电子文档。

 

　　（四）加强对归档电子文件进行质量检验。

 

　　要根据电子文件的特点，确定相应的管理办法，重点是要把好三关：一是要严把入口关，也就是档案部门在接收电子文件时，应当认真检验每一份文件能否正常读取、打开或者运行，是否会被计算机病毒侵入，内容是否完整无缺，是否和归档移交清单及机读目录的内容一致，等等。二是要严把利用关，也就是在平时提供利用的过程中，如果发现了文件损坏或者感染病毒之后，就应当立即对载体内所存储的全部文件加以检验，并积极采取办法修复已被损坏的电子文件。在使用电子文件时，尤其要注意防止因为计算机出现故障与病毒而让原来正常使用的电子文件遭到破坏。三是要严把定期抽查关，也就是要对归档之后的电子文件形成定期检验的模式。

 

　　（五）适时对“两套制”归档方式进行变革。

 

　　因为印章与签署是决定文件是否生效的重要标志，在目前的技术条件之下，对于一些具备凭证作用与法律效力的文件，一定要以纸质形式来保存。因为电子文件载体与信息技术不够稳定，而电子文件又很容易被修改，所以很有必要把重要的电子文件转换为硬盘拷贝存档，从而保障数据安全。当前，电子文件和纸质文件变为档案主要采取的“双轨制”形式，归档的内容形成“两套制”，也就是纸介质和磁、光介质这两种文件共同归档，从而形成内容完全相同的两套档案。在归档时，应当使用各种不同的编目方法与存储装具。档案部门要在所有纸质档案的备考表或者卷内目录中标明配套电子文件之编码与存址。与此同时，在电子文件的归档目录备注项中，也应当注明相对应纸质文件之档号与存址，从而有利于在利用时进行参照和互补。目前，磁、光介质文件的耐久性留存问题没有稳妥的解决办法，它和纸质档案会并存下去。但是，从长远来看，随着电子档案存储技术的进一步发展与改进，那些参考作用较大且价值较高的档案可采取以磁、光介质为主和纸介质为辅的办法，同时，对于凭证价值更高的档案，可采用以纸介质为主和磁、光介质为辅的办法。如此一来，不仅能提高档案管理之效率，而且还能相应减少档案体积，从而缓解库房过于紧张的现状。当然，要将两种介质归档进行简化，还需通过严格论证，在确保万无一失之后再予以实施，以充分保障电子文件的安全。

 

　　五结语

 

　　综上所述，和纸质文件比较起来，电子文件归档牵涉到的问题更为广泛，制约的因素也更多。电子文件的形成部门因其熟悉各项业务，了解电子文件的形成规律，是负责归档工作的第一责任人。档案部门掌握了归档的方法，又较为了解全局的情况，能够发挥把关与统筹的作用。计算机管理部门不仅是电子文件的形成部门，又是负责设计与维护信息网络和管理电子信息的业务部门，在电子文件归档管理中的地位十分重要。通过各部门的相互协调，发挥出各自的优势，共同形成质量过硬的电子文件，服务于社会经济发展的大局。[教]

 

　　参考文献：

 

　　1.李红武.电子文件如何归档管理.施工企业管理.2006.11.

 

　　2.刘爱云.对电子文件归档工作的思考.新疆金融.2007.12.

 

　　3.王郁南.电子文件归档工作管理的创新思考.职业时空.2008.4.

 

　　4.孙占萍.办公自动化中电子文件归档管理的思考.管理纵横.2007.2.