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　　【摘要】信息化给人类带来了第四次浪潮的震撼冲击，信息化已经从曾经的遥不可及的高科技的神坛降到了人间。档案是社会重要事件的记录与反映，信息化也是档案的必然发展趋势。本文通过对档案信息化时间与档案工作创新的探讨，为档案工作的发展提供指导。

 

　　【关键词】档案，信息化，档案工作，创新

 

　　档案记录历史启迪未来，对档案的高效、有效、长效利用是档案启迪未来的至关重要的三个环节。也是档案之于现代人的最大的益处，我们可以从档案中吸取历史的经验教训，以避免今后的社会主义经济建设过程中不再犯类似的错误。在档案管理工作中，那些编目准确，相关性处理得较好而经常被人们借阅的利用率较高的档案，在档案业内的“亲切”称呼为“活档案”，而那些因为没有做好编目索引以及相关性线索的极少有人借阅的档案，则被称之为“死档案”。

 

　　一、充分认识到档案信息化建设的紧迫性

 

　　1、档案信息化，可改善档案管理工作

 

　　实现档案的信息化就可以对所有的档案实现秒级查询，只要在查询的机算机上输入想要查询的档案的关键字即可，不必输入档案的完整名称，就可以找出与关键字相关的一些档案，然后，只要按下鼠标的右键，在屏幕的上方就会出现一些过滤方式，有按年份与月份过滤的，有在查询出来的结果基础之上再次用某关键字过滤等等过滤方式，直到查询者找到想要找的档案为止。

 

　　因为档案为这个时代提供了生产、发展、创新的基础，为这个时代不断进步提供了必要的理论上的准备。档案中的资料不仅对当代社会拍下了一个缩影，而且也启迪着这一代人继续前行。浩如烟海的档案资料如果仅仅以原始的管理方式进行管理，不但查询困难，人工编目与著录也极为繁琐，并且如果查询的人员较多的情况一旦出现，档案管理工作人员就要不停地往返于档案室与接待室其繁重的工作量可想而知。传统的档案管理无论是从其载体上还是从其查询形式上都已经完全不能适应现代社会的新形势的发展，在查个菜谱都可以上网查询的年代，如果查一个档案还要手工查找，那岂不是滑天下之大稽。

 

　　2、企业现代化管理的强烈需求

 

　　档案的信息化也是现代企业管理的强烈需求，现代企业管理在面对日益激烈的竞争的情况下，有些决策往往需要决策者在一瞬间就要做出快速反应，否则就可能因慢人一步而痛失先机，这就需要对某些档案内容在极快的时间之内查询出来，但是人工的方式显然无法实现，一旦档案实现了信息化，决策者可以足不出户，只需要通知秘书把1988年1月份的国内各企业形势对比图调到我办公室的大屏幕上来就可以在一分种之内在办公桌前的屏幕上看到所需的资料。

 

　　二、档案信息化建设实践内容

 

　　1、建立档案数据库

 

　　由于要把全部档案放到数据库所需要的容量极大，因此，可以在几种大型的数据库系统之中进行选择。其中Oracle是首选，因为Oracle是目前最适合录入档案的数据库，而且其强大的功能也是目前其他几种数据库系统无法达到的。但是缺点是价格较为昂贵。此外也可以选择微软的或者是可扩展性极好的MySQL或者是Sybase等。在建立了档案数据库以后就可以进行数据库的建模工作。所谓建模工作就是在建模软件中模述数据库的各字段及其相关信息。在描述完毕以后系统就可以根据建模信息自动生成数据库结构。不过一般的档案管理都是使用由某一计算机软件公司开放好了的现成的计算机程序，档案管理工作只需要对计算机的操作较为了解，对档案工作的流程较为熟悉就可以完成档案的录入、维护、查询、管理工作。第一步，输入文件级目录。从2001年开始，我们把室藏档案的案卷目录、文件级目录输入数据库。截止2009年5月，已输入文件级目录12万多条、案卷级目录1万3千多条，在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用大型图纸扫描仪和高效文字扫描仪、数码相机等设备，对原文件和竣工图实行全文和全图扫描、老照片档案及实物档案实行数码照相，实现原文件信息信息化。

 

　　2、建立了档案室（馆）网站

 

　　并与市电业局、兄弟单位局域网实施系统内部资源共享。在局域网上向广大电力工作者提供档案信息查阅，并赋予权限允许实现全文下载，逐步实现信息沟通，营造更有利于电力经济发展的良好环境。

 

　　3、加强电子文件的收集和积累工作

 

　　电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，移交档案室的文件只需移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进档案室文件全部实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，纸质文件与电子文件一并移交档案室。

 

　　4、加强电子档案的整理与保护

 

　　电子档案整理：目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。文书电子档案整理对内部文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。

 

　　5、加大档案管理软件推广力度

 

　　电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆（室）单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。

 

　　三、档案信息化建设创新

 

　　1、推进档案信息化，提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息化的现状是档案标准化、规范化滞后和各兄弟单位之间的档案资源不能实现共享，档案人员的业务水平不一，这些都严重影响了档案系统整体水平的提高。

 

　　2、信息化建设要着眼于提高系统的整体水平。档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。

 

　　3、有重点地抓好数据库建设。目前，国家电网档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡与发展阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设与完善。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。

 

　　四、结论

 

　　综上所述，信息化的第四次浪潮也给档案管理工作带来了新的契机，档案管理工作的信息化可以极大提高档案管理与查询的效率。

 

　　各门类档案实现全部信息化建设是一项长期而又复杂的任务，不能一步到位。工作中我们将力求分步实施，讲求实效，努力创新，持续发展。