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　　【摘要】在现代计算机技术的发展与网络的普及影响下，档案管理工作逐渐走向信息化的转变，这种现代档案管理模式在一定程度上使档案管理工作的效率有所提高。但是在现代管理工作中，档案管理基础工作没有受到重视，这在一定程度上影响了档案管理工作的发展。因此，本文主要对档案管理基础工作进行解析，通过分析其在档案管理工作中的作用来阐述其重要性，以期档案管理基础工作的现状。

 

　　【关键词】档案管理，基础工作，现代化，重要性，应用

 

　　档案信息化建设现今已经成为档案管理中的一个热点话题，也是档案管理的一个发展契机。但是在档案信息化的转变中，出现了档案管理中基础工作不认真，档案内容不准确的现象，这些是因在档案管理工作中工作人员将管理工作依附于计算机的使用，对基础工作没有认真对待，从而在工作中造成了疏漏。

 

　　一、档案管理基础工作的重要性

 

　　档案管理基础工作是档案查询、调用的依据，档案作为重要的信息资源，其所具有的价值在一定程度上影响机构的发展方向。因此在档案管理基础工作中一旦出现问题，将会直接影响档案管理的整个流程，这会为相关机构带来不可忽视的损失与不利的影响。因此要充分的意识到档案管理基础工作的重要性。

 

　　二、档案管理基础工作的作用

 

　　档案管理的基础工作一般包括档案资料的整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，工作内容比较单一，但工作量非常大。在这类基础工作中，大多数都是由人工进行操作完成，因此在基础工作中，工作人员在进行档案资料的整理与分类时受到外界因素的干扰或是由于人为疏忽等都会对基础工作造成影响。一旦在基础工作中造成档案信息资料不完整或是信息的丢失，将会带来非常大的影响，为相关机构造成一定的损失。

 

　　1、促进档案管理的规范化。档案管理基础工作可以使档案管理更加的规范化，档案管理基础工作主要是对档案资料进行分类、整理、保管等一系列操作，认真、准确的完成档案基础工作可以简化后续工作，加快提取有效的信息的速度和质量，提高工作效率。

 

　　2、提高档案资料的准确性。档案管理基础工作是后续档案管理工作的基础和依据，提高档案管理基础工作的准确性会对后续工作的进行有很好的帮助。

 

　　3、加快档案管理的现代化进程。当代社会，档案管理工作现代化建设已经成为必然。档案管理基础工作与可档案管理现代化建设是相辅相成的关系，在计算机网络强大的引擎和运算能力的帮助下，档案资料的检索和调取速度可以得到极大的提高。

 

　　三、档案管理基础工作中常见的问题

 

　　一个企业机构在发展的过程中势必会产生大量的档案文件，而在现代档案管理中，无论是日常的管理工作，还是对这些文件进行信息化建设，都是强度非常大的工作，因此，在进行整理分类时，工作人员对这些档案文件没有进行检查，再加上相关的企业机构对档案管理工作的不重视，使工作人员没有充分认识到工作的重要性，造成档案管理工作中会出现一些管理上的问题。

 

　　1、档案管理基础工作不受重视。档案管理基础工作是对档案资料进行整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，档案管理的基础工作往往工作强度很大，而且工作内容单一，容易使档案管理工作人员产生枯燥乏味的感觉，从而引起对工作的抵触或者是应付了事。

 

　　2、档案的分类不合理。档案的有效、合理的分类是保证档案的查阅与使用的基础。而对档案的分类也是在档案管理工作中常发生的问题。档案包含着一个公司机构发展中的资料文件与人事档案，在调动、查阅、使用的过程中，合理、清晰的分类可以极大的提高工作效率。但是一些档案管理机构管理不到位，使档案资料分类不合理，甚至是混乱。尤其是有一些档案管理机构没有规范的分类标准，在进行档案分类时往往是盲目的按时间分类，忽视了档案资料的内容，给档案资料的查找带来很大的困难，增加了档案管理人员的工作强度。

 

　　3、档案的编号不准确。档案编号是档案管理中必备的环节，档案编号作为独一无二的编码，是对档案进行查阅应用的重要依据。作为基础工作中的一环，档案编号经常会出现编号重复或是不准确的现象，严重影响了档案的整理与使用。

 

　　四、加强档案管理基础工作的方法

 

　　档案管理基础工作对于整个档案管理工作是非常重要的，因此，档案管理机构必须采取科学有效的措施来加强档案管理基础工作，确保档案资料的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节的准确性和规范性，保障档案管理工作的正常进行。

 

　　1、提高工作人员对档案管理基础工作的认识。档案管理机构必须要加强对工作人员的教育和培训，要让每一个工作人员认识到档案管理基础工作的重要性，在工作中规范自己的行为，保证档案资料的准确和规范。

 

　　2、加强档案管理的标准，使其更正规化、系统化。档案管理工作主要是对档案进行分类、整理等一系列的工作过程，在对庞大的档案资料进行整理时，往往会由于管理不到位而产生错误，影响了档案管理的后续工作。因此，必须要加强档案管理的正规化、系统化建设，建立行业标准，各档案管理机构要加强本单位的正规化建设，完善自身的管理体系，加强档案管理工作人员的教育工作，提高档案管理工作人员的自觉性，在工作中严格遵守规章制度。

 

　　3、强化档案管理信息系统。信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。

 

　　4、提高档案管理的安全性。确保档案管理和档案资料的安全性也是档案管理基础工作必不可少的一部分。档案资料的数量庞大，在进行管理时会非常的困难，一些档案管理工作人员会疏忽对档案资料的检查，无法及时的发现档案资料损坏或者是丢失，因此，档案管理工作人员必须重视档案管理的安全性建设，要定期的对档案资料进行检查和整理，一旦发现档案资料损坏和丢失要及时采取补救措施，对于有条件的管理机构，要在档案室安装监控系统，确保档案资料的安全。

 

　　五、结语

 

　　档案管理基础工作是一切档案管理工作的依据，基础工作的准确与否直接影响着后续工作的进行，因此，档案管理工作人员必须认识到档案管理基础工作的重要性，在工作中认真负责，确保档案资料的准确性和完整性，从而实现档案管理工作的可持续发展。

 

　　【参考文献】

 

　　[1]于梦.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].赤子：上中旬，2014（11）.

 

　　[2]徐晶.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].华章，2014（1）.