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　　5.在档案管理系统中设定归档电子文件到期自动检测功能，根据电子文件归档时间和保管期限，将到期的电子文件筛选出来以方便档案人员对其进行鉴定。

　　6.标题相同的两份文件，在添加和删除的时候，可以根据责任者、主题词、文件形成时间等其他元数据项目进行判断，以防重复添加或误删重要文件。

　　7.通过对抽取出来的元数据进行分析，发现大部分元数据的词性均为动词或名词，从语言学角度看，名词和动词能更好地表达主题，因此在抽取词汇的时候，首先应当过滤掉名词与动词以外的词汇，以减少计算的复杂度。此外，考虑到抽取出来的元数据还有一少部分是副词词性，主要有重大、重要和一般三种。鉴于此，笔者认为需要编一个例外词库，将这三个副词分别标明代码为1、2、3。对于某些三级、四级标识中的一般、重要以及二级标识中重复的词可以放到例外词库中，减少重复判断的次数。将一、二、三级标识中不重复的名词和动词放入元数据词库中。当判断一份电子文件的保管期限时，将抽取出来的关键词与元数据词库和例外词库中的词进行匹配即可。

　　8.对于事先有保管期限的电子文件，当自动鉴定完成后，要将自动鉴定结果和原有的保管期限进行匹配。如果匹配结果不一致，系统将文件的保管期限修正为自动鉴定保管期限。

　　当归档电子文件到期后，要对系统中待销毁的档案进行鉴定，通过从档案管理系统中导入电子文件归档日期，限定时间段，如长期保存的时间跨度是30年，短期保存的时间跨度是10年，查询出系统中哪些到期档案需要销毁。在销毁前，从著录系统中导入期满档案的主题词、文件标题等元数据项目，调用档案管理系统中的元数据库，然后将其进行匹配，确认档案是否需要继续保存。若需要，则判断保管期限类型进行归档；若不需要，则做好销毁档案目录清单，保留销毁记录，对期满档案进行销毁。

　　（二）电子文件自动鉴定流程

　　将表征电子文件内容的元数据项目抽取出来，如：文件题名、主题词、责任者等项目。然后判断鉴定模块中的元数据库中是否存在该元数据，若存在，则与元数据库进行匹配；若不存在，则人工判断该元数据是否需要添加到元数据库中。

　　参考文献：

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