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　　第二，书本式检索。将档案信息分类，制定目录，将目录记录在纸张中，并制成活页式书籍，便于档案信息的更新维护。

　　第三，卡片式检索。顾名思义，这种检索工具就是一张记录了档案信息的卡片，卡片上记录的是内容相关的条目。

　　2.2 分析目前财会档案检索工具编制方法

　　在实际工作中，我们经常需要调用财会档案中的信息。而由于目前我国大多数单位编制财会档案的依据只是财会档案实体分类，它本质上只是按档号制定的馆藏目录，并不一定适合实际工作需要。从检索的角度讲，档号属于层次较低的检索语言，只能解决财会档案分类和排架问题，并不支持实际的信息检索。

　　例如，当有客户向档案馆求助，请求档案馆查找押金收据。查找流程应该是：首先查找负债类，然后查找应付账款，最后查找押金收据。但在实际操作时，由于编制不合理，导致工作人员需要花费很长的时间才能确定财会档案保存在哪里，或者根本就无法找到，这样就严重影响了工作效率。

　　此外，很多时候工作人员不能准确的为用户查找到档案资料，主要因为不了解专业术语。因此，档案管理人员除了学习档案管理专业知识，还要对财会档案中常见的专业术语有一定了解。

　　因此，我们必须深刻理解管理好财会档案的重要意义。在实际工作中，学习更先进的财会档案管理经验，编制科学的财会档案检索工具体系，提高财会档案的利用率。

　　3 制定财会档案检索工具体系的原则

　　3.1 分类法

　　要缩短检索信息的时间，就必须做好对信息的分类，分类是认识、区分事物的开始。通过学习会计专业知识可知，会计科目与情报检索系统具有相同的分类方式，采用等级隶属的原则对各科目的关系进行描述。体系分类法被广泛应用于情报检索系统，它能把等级概念在知识分类中直接体现出来。

　　体系分类是以学科与专业集中文献为参考依据的分类方式。类是指具有同样特性事物的集合，类可以进行多级划分。例如，数学可以划分为高数、线性代数、几何等；线性代数可以划分为直线、曲线、极限等。通过多级划分，子类隶属于母类，形成严格标准的隶属制度。

　　财会档案主要记录了资金的流动情况，通过分析会计对象，了解经济管理需求，把具有相同性质的会计对象划分成一类。通过分类，可以把资金分为五类：支出、收入、净资产、负债与资产。按照层层隶属的原则将会计科目进行划分：上级科目统领下级科目，是对下级科目内容的总括；下级科目是对上级科目某一具体内容的详细分析。

　　3.2 主题法

　　主题检索语言通过词语对概念进行描述，这种检索语言不区分概念间关系，按照语、词、字的顺序进行排列，采用主题法检索工具，能使用户的特性检索需求得到满足。主题目录的优势是不会受到分类体系的影响，不论主题词概念是大是小，都享有平等的排列次序。使用主题检索语言可以避免分类法中大目录覆盖小目录的问题，检索的准确性更高。但是，应用主题检索语言，仍有很多苦难。比如说，编制主题目录的一个难点就是标引，标引需要选用较规范的词语。

　　3.3 两种方法的综合运用

　　分类法具有较强的系统性，而主题法具有较强的专指性。若要设计一个优秀的财会档案检索工具必须综合利用分类法和主题法，综合两种方法的优势，掩盖彼此弊端。目前应用到财会档案检索工具是对检索法和主题法的综合运用。

　　3.4 做好与财务部门的沟通

　　要真正做好财会管理工具，编制工作效率高的财会档案检索工具，档案管理工作者必须密切联系单位财务部门，了解财务部门的最新型动态，及时调整档案检索工具，适应用户对财会档案的新需求，保障服务质量。

　　4 结语

　　信息的价值在于信息的传播与利用，财会档案是一个单位的财富，要让这笔财富增值，就必须提高财会档案的利用率。财会档案管理工作者，必须不断学习，提高自身业务水平，在实践中探索，不断改进档案检索工具，为用户提供便捷高效的服务。此外，我们必须以发展的眼光的看待财会档案检索工具编制问题。结合当代信息技术，把智能化技术应用到财会档案检索中来，不断提高财会档案的检索效率。

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